Le logiciel Excel n’a rien d’une nouveauté. Voilà des années qu’il est disponible sur le marché. Mais, aujourd’hui encore, de nombreux consommateurs ne savent pas mettre à profit ses fonctionnalités. Selon les statistiques, une personne sur deux ne sait pas utiliser Excel. Feuille de calcul, tableau de classification et de recensement, difficile de s’y retrouver surtout lorsqu’on n’est pas un habitué.
Un logiciel de calcul
On a tendance à utiliser Excel comme un logiciel de saisie pour éviter de créer des tableaux sur Word. Cependant, Excel est avant tout un programme de calcul. Les comptables sont ses principaux utilisateurs. Excel leur permet d’effectuer un suivi régulier des payes des salariés.
D’un autre côté, ce logiciel fait des calculs automatiques à chaque fois qu’il y a une nouvelle saisie de donnée. Toutefois, les tableaux ne doivent contenir que des valeurs et aucune unité de mesure. Dans le cas contraire, le programme risque de faire des erreurs.
Un fichier pour plusieurs suivis
Avec Excel, plus besoin de créer un nouveau fichier pour chaque catégorie de domaine de son activité. Un seul document peut contenir plusieurs feuilles. Il sera même possible de renommer chaque feuille pour mieux gérer son activité.
L’utilisation de différentes feuilles Excel sur un même document ne revêt pas uniquement un enjeu pratique. C’est aussi un moyen d’éviter les pertes d’informations et faciliter le transfert des données d’une branche à une autre.
Dater ses fichiers
Excel propose des unités de valeur qui permettent de dater et de donner des heures précises lors de la saisie des données. Le datage se fait en temps réels et peut être classé par année, mois, semaine, jour, minute ou même par seconde. Ceci pour mieux faciliter la gestion des archives de son entreprise et la préparation des audits. Les unités de valeur d’Excel varient selon les systèmes de classement utilisés par les utilisateurs.